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中国物理学会2018年秋季学术会议组委会第一次会议纪要

发布时间:2018-09-06 15:12:03
    会议时间:2018年2月3日
 
    会议地点:大连百年汇豪生酒店四楼会议厅
 
    出席人员:
 
    组委会委员:
 
龚旗煌、冯世平、曹俊诚、丁大军、林海青、詹明生、解士杰、岳瑞宏、吴晨旭、
 
王雪华、韩秀峰、吕  力、陈  曦、陈效双、陈延峰、陈宇翱、高  喆、刘正猷、
 
谭平恒、肖连团、袁建民、张清明、张  红、王  牧、王慧田、吴俊峰(代替刘杰)
 
其他参会人员:
 
    物理学会谷冬梅,郑州大学杨西贵,兰州大学罗洪刚、苏振博,大连理工大学赵纪军及会议筹备组10余名教师及学生。
 
    会议记录:会议秘书王进萍
 
    会议主持:召集人林海青
 
    本次会议主要议题包括听取四川大学汇报2017秋季会议工作总结、大连理工大学2018秋季会议筹备情况、郑州大学汇报2019年秋季会议初步方案、讨论并确定专业分组情况等内容。
 
    一、2017年会议情况
    2017年秋季会议承办单位四川大学代表张红详细介绍了2017年秋季会议情况:网上注册人数3506人,实际报到人数3218人。参会单位337家,参展单位47家。会议邀请了潘建伟、贾金锋、汤超和陈雁北4个大会报告,按专题设19个分会场,共有677个口头报告(其中306个邀请报告),785个张贴报告。会议期间还组织了院士专场(薛其坤院士)报告会、2017年中国物理学会秋季会议组委会第二次会议、物理学院(系)院长(主任)联谊会、女物理工作者圆桌会议、中国-美国-英国物理学会联合组织S分会国际会场、APS刊物报告会、科技论文写作报告会(两场)、第五届中国物理学会女科学家巡回报告会等各类活动。
 
    川大校方高度重视,各学院鼎力支持,承办方在会场保障、会议就餐、住宿安排、志愿者服务、海报展、仪器展等方面的组织工作得到与会委员和参会者的好评。
 
    经验与建议
 
    建立工作组微信群和参会者微信群,效率高,建议在优惠期结束前分阶段多发几轮提醒通知,校园引导还要增加,会议用餐最好是一个餐厅, 若多个餐厅,每个餐厅餐票颜色不同,方便识别。建议进一步优化和改进会议系统。
 
    二、会议筹备情况
    2018年秋季学术会议将于9月14日至16日在大连理工大学举行。
 
    赵纪军代表2018年会议承办单位大连理工大学汇报了2018年秋季学术会议筹备情况。学校对承办会议高度重视,已成立了地方组织委员会,落实了大会会场、分会场、会议日程安排、张贴报告和仪器参展区、会议住宿和餐饮、后勤服务等承办方案。 为做好会议服务工作,已成立了9个会务工作组,实现组长负责制,拟定了详细的会议日程安排。承办单位表示将借鉴往届办会的成功经验,在注册、现场缴费、会议住宿、交通等方面进一步优化方案。
 
    专业分组情况
 
    会议讨论了各专题的负责人人选,经过协商,重新调整了部分专题当年度的第一负责人。会议决定每年增加一个热点专题,确定2018年新增拓扑物理与材料专场(专题名称待定)。
 
    三、大会邀请报告与公共专题讲座
    会前通过邮件投票的方式已遴选出4个大会邀请报告,报告人为上海交通大学季向东教授、中国科学院物理研究所丁洪研究员、香港科技大学Henry Tye教授和中国科学院武汉物理与数学研究所管习文研究员。
 
    专题讲座由大连理工大学提出方案,秋季会议组委会协助联系。2017年川大邀请薛其坤院士的专场报告“基础研究的创新之路”很受欢迎,可以借鉴。
 
    会议同意2018年专题活动增加庆祝 PRL成立60周年的活动,时间安排在14日下午。
 
    四、其他议题
    会议确定会议注册费标准与2017年相同,即学生和中国物理学会会员注册费标准仍为网上支付400元/700元(学生/职工)、现场支付700元/1000元;非会员职工网上支付800元、现场支付1100元。
 
    会议听取了兰州大学代表罗洪刚关于申办2020年秋季会议的陈述和初步方案报告。按惯例,申办2020年的事宜将在2018年秋季学术会议组委会第二次会议中正式讨论, 需要全体委员表决确定。
 
    委员们交流了办会的一些新思路。建议分会报告可以适当调整,人少的分会合并,人太多的分会可以拆分或者设立分会场,热门主题可以换当年热点主题,院长联席会可以换更活跃些形式,如改为招待会。
 
    会议建议承办方做好预算,合理支出,提供更优质的服务。鼓励参会单位一个课题组同时付多个参会注册费,今后能否尝试会议酒店无需提交预定费,参会代表提供会议二维码,入住酒店就有优惠,减少主办方经费压力。建议进一步优化会议系统,设置主题词,精准检索,简化网址等相关问题。
 
签发人:林海青
2018年2月3日


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